Regulamin

REGULAMIN ELGACONU 2019

 1.    Konwent Elgacon 2019 – 15 Płockie Dni Fantastyki (nazywany dalej Elgaconem), odbywa się w dniach 16-17 listopada 2019 roku i jest organizowany przez Płocki Klub Fantastyki Elgalh’ai z siedzibą przy ul. Orzechowej 18, 09-410 Płock, zwany dalej organizatorem.
2.    Elgacon odbywa się na terenie Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi nr 22 im. Janusza Korczaka w Płocku, ul. Czwartaków 6, będącej współorganizatorem konwentu.
3.    Każdy uczestnik Elgaconu otrzymując wejściówkę akceptuje niniejszy regulamin i zobowiązuje się jednocześnie przestrzegać jego warunków.
4.    Elgacon ma charakter imprezy zamkniętej, w której udział mogą wziąć osoby mające zgodę organizatora na wstęp i przebywanie na terenie Elgaconu na ustalonych przez organizatora warunkach.
5.    Na terenie Elgaconu uczestnicy mogą przebywać od soboty 16 listopada 2019 roku od godz. 9:00 do niedzieli 17 listopada 2019 roku, do godz. 18:00.
6.    Sale prelekcyjne dostępne są dla uczestników Elgaconu w godzinach: sobota 10:00-23:00, niedziela 9:00-16:00. Poza tymi godzinami sale prelekcyjne będą zamknięte, z wyjątkiem wyznaczonych sal z punktami programu odbywającymi się w nocy.
7.    Noclegi są dozwolone tylko w wyznaczonych salach noclegowych.
8.    Na terenie Elgaconu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator do tego uprawniający. Każdy uczestnik zobowiązany jest nosić identyfikator w widocznym miejscu. W razie przypadkowego uszkodzenia identyfikatora należy zgłosić się do akredytacji w celu uzyskania nowego.
9.    Zakazane jest przekazywanie własnego identyfikatora innym osobom celem korzystania z niego.
10.    Organizator zastrzega sobie wyłączne prawo do odmówienia wstępu na teren Elgaconu osobie naruszającej jakiekolwiek postanowienia niniejszego regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
11.    Osoby niepełnoletnie zobowiązane są przedstawić przy akredytacji zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Elgaconie wraz z jego kontaktowym numerem telefonu. Wzór zgody dostępny jest na stronie internetowej organizatora.
12.    Osoby poniżej 13 roku życia mają wstęp na Elgacon wyłącznie pod opieką pełnoletniego opiekuna.
13.    Zabronione jest wnoszenie na teren Elgaconu przedmiotów niebezpiecznych jak broń palna, materiały pirotechniczne lub toksyczne bez wyraźniej zgody organizatorów. Broń białą na potrzeby punktów programu lub stroju można wnosić po uprzednim poinformowaniu organizatora. Przedmioty te muszą jednak pozostać zabezpieczone.
14.    Broń palna i pneumatyczna (ASG, paintball, hukowce i inne) wnoszona na teren imprezy musi mieć rozłączony napęd (odłączone akumulatory, puste zasobniki gazu), zwolnioną sprężynę oraz puste magazynki i komory nabojowe, a bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej. Uczestnik wchodząc na teren Elgaconu może zostać sprawdzony pod kątem spełnienia powyższych warunków. Odstępstwa od tej reguły (np. podłączenie napędu czy załadowanie amunicji hukowej na potrzeby pokazu) są możliwe wyłącznie za zgodą organizatora.
15.    Podczas trwania Elgaconu zabronione jest kierowanie broni czy jakiegokolwiek niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika Elgaconu z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć).
16.    Zabrania się wprowadzania zwierząt na teren Elgaconu. Zakaz nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych.
17.    Na terenie Elgaconu obowiązuje całkowity zakaz palenia. Palenie dozwolone jest poza budynkiem Elgaconu.
18.    Na terenie Elgaconu obowiązuje całkowity zakaz wnoszenia i spożywania alkoholu oraz zakaz zażywania i posiadania wszelkich środków odurzających i psychotropowych. Naruszenie ww. zakazów będzie skutkowało wydaleniem z terenu Elgaconu i powiadomieniem odpowiednich służb w razie podejrzenia popełnienia przestępstwa.
19.    Zabrania się prezentowania w trakcie trwania Elgaconu jakichkolwiek haseł, okrzyków prowokujących lub nawołujących do zakłócenia porządku i bezpieczeństwa, mogących stanowić zarzewie konfliktu, obraźliwych lub poniżających inne osoby z uwagi na ich płeć, rasę, wyznanie, wiek, przekonania, poglądy polityczne, orientację seksualną, przynależność do którejś z subkultur, sympatie sportowe lub z jakiegokolwiek innego powodu. Zabroniona jest także agitacja o charakterze politycznym.
20.    Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione. Na terenie Elgaconu działają niepilnowane szatnie, w których można pozostawić okrycie wierzchnie i bagaże.
21.    Na terenie Elgaconu uczestnicy są zobowiązani do zachowania czystości i porządku.
22.    Na terenie Elgaconu zabrania się powielania multimediów chronionych prawami autorskimi oraz handlu nielegalnymi ich kopiami.
23.    Osoby przebywające na terenie Elgaconu wyrażają zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Płocki Klub Fantastyki z siedzibą przy ul. Orzechowej 18, 09-410 Płock w celu realizacji konwentu. Na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, uczestnicy przyjmują do wiadomości, że:
•    administratorem ich danych osobowych jest Płocki Klub Fantastyki;
•    danymi osobowymi podlegającymi przetwarzaniu są: wizerunek oraz, w przypadku osób biorących udział w konkursach i turniejach i prowadzących punkty programu – imię, nazwisko i pseudonim;
•    dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia RODO, tj. w oparciu o udzieloną zgodę, w celu realizacji Elgaconu;
•    dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, nie będą przekazywane innym podmiotom niewymienionym w przepisach prawa;
•    dane osobowe będą przetwarzane przez okres sześciu lat;
•    dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu systemowi podejmowania decyzji ani profilowaniu;
•    dane osobowe są podawane dobrowolnie.
24.    Każdy uczestnik Elgaconu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania i podporządkowania się decyzjom organizatorów.
25.    Każdy uczestnik powinien na własną rękę ubezpieczyć się od następstw nieszczęśliwych wypadków na czas przebywania na terenie Elgaconu. Dodatkowo oświadcza, że nie będzie wnosił żadnych roszczeń do organizatorów w razie doznania szkody psychicznej lub fizycznej w czasie trwania Elgaconu.
26.    Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.
27.    Osoby prowadzące punkty programu zobowiązane są do oddania sali w stanie niepogorszonym. W przypadku rażących uszkodzeń sali stwierdzonych podczas jej wydawania, zobowiązani są niezwłocznie powiadomić o tym organizatora.
28.    Organizator nie ponosi odpowiedzialności i nie utożsamia się z opiniami wygłaszanymi przez uczestników (w tym prelegentów) podczas trwania Elgaconu.
29.    Każdy uczestnik Elgaconu zobowiązany jest do traktowania pozostałych uczestników z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne będzie skutkować usunięciem z Elgaconu i zgłoszeniem do odpowiednich służb.
30.    Za każdy poprowadzony punkt programu oraz każdą jednostkę dyżurową gżdacza przysługuje zniżka 10 złotych. Osoby korzystające ze zniżki, w przypadku nie wywiązania się ze swoich zobowiązań, obowiązane są wnieść dopłatę do akredytacji w wysokości otrzymanej zniżki.
31.    W przypadku konfliktu pomiędzy uczestnikami Elgaconu organem rozstrzygającym jest organizator.
32.    Nagrodami w konkursach jest waluta konwentowa podlegająca wymianie na nagrody w stoisku z nagrodami. Za niewykorzystaną walutę konwentową nie przewiduje się rekompensaty.
33.    Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub zmiany programu Elgaconu.
34.    Zabronione jest tarasowanie i zastawianie w jakikolwiek sposób wyjść i dróg ewakuacyjnych, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych oraz hydrantów i innych urządzeń niezbędnych w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej lub gaśniczej podczas Elgaconu.
35.    Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawuje organizator.
36.    O sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje organizator.
37.    Osoby nieprzestrzegające regulaminu mogą zostać usunięte z terenu Elgaconu.
38.    Regulamin dostępny będzie:
•    na stronie internetowej elgacon.pl;
•    przy wejściu na teren Elgaconu;
•    w aplikacji Konwencik;
•    w każdym informatorze konwentowym.
39.    Nieznajomość regulaminu nie zwalnia uczestnika z obowiązku jego przestrzegania.
40.    Wszystkie osoby uczestniczące w Elgaconie mają obowiązek zapoznać się, zaakceptować i przestrzegać treści niniejszego regulaminu. Niedopełnienie tego obowiązku nie może być podstawą do ewentualnych roszczeń w stosunku do organizatorów Elgaconu.
41.    Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu bez uprzedniego informowania uczestników.


2013 Developed by Blindnet